このページでは、チャットボットの登録と、面接設定・完了画面の新規作成方法について説明しております。
※チャットボットの設定をするには「管理者権限」のアカウントが必要です。
※この機能は有料オプションとなります。ご利用いただくには別途お申込みが必要です。
目次
1.チャットボット登録
チャットボットを利用するには、まず管理画面でチャットボットの登録を行います。
設定方法は以下をご参照ください。
1-1．チャットボット一覧画面を開く
管理画面にログイン後、「マスター設定」画面の「チャットボット」 をクリックします。
「チャットボット一覧」画面が表示されます。
1-2．チャットボットを新規作成する
「チャットボット一覧」画面右上にある〔新規作成する〕ボタンをクリックします。
1-3．チャットボット登録画面で情報を入力する
「チャットボット登録」画面が表示されるので、必要事項を入力します。
| 管理用タイトル | 必須 |
チャットボットの管理用名称を入力します。 ここで設定したタイトルは、以下の場面で表示・使用されます。
※後から識別しやすい、分かりやすい名称を設定することをおすすめします。 |
| リンク差し込み用タグ | 必須 |
メールテンプレートや自動送信メールにタグを貼り付けることで、応募者へチャットボットのリンクを送信できます。 管理用タイトルと同じ、または関連性のある名称にしておくと、複数のチャットボットを管理する際に分かりやすくなります。 |
≪メールテンプレート登録時のイメージ例≫
1-4．登録内容を保存する
入力内容を確認し、〔保存する〕ボタンをクリックします。
保存が完了すると、「チャットボット一覧」画面に作成したチャットボットが表示されます。
2．面接設定・完了画面の設定
次に、応募者が操作を終えた際に表示される「完了画面」を作成します。
設定方法は以下をご参照ください。
2-1．チャットボット詳細画面を開く
「チャットボット一覧」画面で、登録したチャットボットの管理用タイトルをクリックします。
2-2．完了画面設定を開く
「チャットボット詳細」画面右上の〔面接設定・完了画面設定〕ボタンをクリックします。
2-3．完了画面を新規作成する
「面接設定・完了画面一覧」画面で、〔面接設定・完了画面を新規作成する〕ボタンをクリックします。
「面接設定・完了画面作成」画面が表示されるので、必要事項を入力します。
形式を選択すると、その下に詳細設定の項目が表示されます。
| 管理用タイトル | 必須 |
完了画面のタイトルを入力します。 このタイトルは、後述するステップ登録で「次のステップ」を選択する際に表示されます。 ※後から識別しやすいよう、簡潔な名称を設定することをおすすめします。 |
| 形式 | 必須 |
完了画面の種類を選択します。完了画面には、以下の2種類があります。
運用内容に応じて、必要な形式を選択してください。 |
■形式「面接設定」の詳細設定
「形式」の項目で「面接設定」を選択すると設定画面が表示されるので、必要事項を入力し〔保存する〕ボタンをクリックします。
≪「面接設定」の設定項目≫
| 面接段階 | 面接設定の場合のみ必須 |
「形式」で面接設定を選択した場合は、「面接段階」の設定が必須となります。 ※複数の面接段階（一次面接／最終面接など）を運用している場合は、面接段階ごとに面接設定を作成してください |
| 面接の種類・説明文 | 必須 |
面接方法を以下の3種類から選択します。
初期状態では、面接の種類および説明文にデフォルトの内容が入力されていますが、貴社の運用に合わせて自由に編集可能です。 設定した「面接の種類」は、以下の箇所に反映されます。
※説明文は、複数の面接の種類を設定している場合にのみチャットボット上に表示されます ※WEB面接・録画面接はオプション機能のため、ご利用中のお客様にのみ表示されます |
| 説明文 | 任意 |
面接設定に関する質問が開始される際に、最初に応募者へ表示されるメッセージを入力します。 ※入力しない場合、このメッセージは表示されません。 |
| 面接会場/日程が無い場合のメッセージ | 任意 |
満席などにより、予約可能な面接日程が存在しない場合に表示されるメッセージを設定します。 ※入力しない場合、このメッセージは表示されません |
| 来社面接設定完了後のメッセージ | 任意 |
応募者が予約した来社面接の詳細情報を表示するメッセージです。 挿入キーワードで面接関連の項目を利用する場合は、面接段階の設定が必要となります。 ※入力しない場合、このメッセージは表示されません |
| WEB面接設定完了後のメッセージ | 任意 |
応募者が予約したWEB面接の詳細情報を表示するメッセージです。 挿入キーワードで面接関連の項目を利用する場合は、面接段階の設定が必要となります。 ※入力しない場合、このメッセージは表示されません ※WEB面接・録画面接をご利用のお客様にのみ表示される項目です |
| 録画面接設定完了後のメッセージ | 任意 |
応募者が予約した録画面接の詳細情報を表示するメッセージです。 挿入キーワードで面接関連の項目を利用する場合は、面接段階の設定が必要となります。 ※入力しない場合、このメッセージは表示されません ※WEB面接・録画面接をご利用のお客様にのみ表示される項目です |
| 応募者による面接日程変更 | 必須 |
応募者がチャットボット上で、予約済みの面接日程を変更できるかどうかを設定します。
許可する 予約完了後、チャットボット上から「予約内容変更」ができるようになります。 応募者が「予約内容変更」すると、ステータスは自動的に 「キャンセル」→「送信済み（開封）」 に変更されます。
■締切時刻の設定について 日程変更が可能な締切時刻を設定することができます。 ■予約内容変更時の挙動 応募者が 「予約内容変更」 を行うと、変更前の面接予約は一度キャンセル処理されます。 そのため、応募詳細画面内の対応履歴には一度 「キャンセル」 と表示された後、ステータスが 「送信済み（開封）」 に変更されます。 ※日程変更の場合、オートメーション（オプション機能）の「面接日程キャンセル時」のメッセージは送信されません
許可しない 予約完了後、チャットボット上での面接日程変更はできなくなります。 |
| 応募者によるキャンセル | 必須 |
応募者がチャットボット上で、面接予約をキャンセルできるかどうかを設定します。
許可する 予約完了後、チャットボット上から「キャンセル」できるようになります。 応募者が予約を「キャンセル」すると、ステータスは自動的に 「キャンセル」 に変更されます。
■締切時刻の設定について 予約キャンセルが可能な締切時刻を設定することができます。
許可しない 予約完了後、チャットボット上での面接キャンセルはできなくなります。 |
| 候補日の再設定 | 必須 |
「許可する」を選択すると、面接日程の候補日の下に「日程が合わない」という選択肢が表示されます。 応募者が候補日に合わない場合でも、再調整しやすい導線を用意することができます。 |
■形式「完了画面」の詳細設定
「形式」の項目で「完了画面」を選択すると設定画面が表示されるので、必要事項を入力し〔保存する〕ボタンをクリックします。
≪「面接設定」の設定項目≫
| 完了画面のメッセージ | 必須 |
完了画面に表示するメッセージを入力します。 |
| 完了後のステータス | 任意 |
設定を行うと、この完了画面が表示された応募者の「ステータス」および「サブステータス」 が自動で更新されます。 ※「ステータス」「サブステータス」は、どちらか一方のみの設定も可能です |
|
実行内容 （応募者向けメール） |
任意 |
完了画面の表示後、応募者へメールを送信するかどうかを設定します。 メールを送信する場合は、「応募者に以下のメールを送信する」にチェックを入れてください。 ※挿入キーワードで面接関連の項目を利用する場合は、面接段階の設定が必要となります |
| 実行内容 （アカウント向けメール） |
任意 |
完了画面の表示後、アカウント宛てにメールを送信するかどうかを設定します。 メールを送信する場合は、「アカウント向けに以下のメールを送信する」にチェックを入れてください。 送信対象は、「アカウント管理」で「チャットボット・フォーム完了の通知」 が「受信する」に設定されているアカウントです。 ※挿入キーワードで面接関連の項目を利用する場合は、面接段階の設定が必要となります |
| 応募者による入力内容変更 | 必須 |
応募者がチャットボット上で、入力済みの内容を変更できるかどうかを設定します。
許可する 入力内容の変更を、チャットボット上で行えるようになります。
入力完了後、チャットボット上で入力内容の変更はできなくなります。 |
面接設定のほかに、いくつかの質問を設ける場合は、このまま次の『チャットボット設定を行う③』へ進んでください。
面接予約のみ実施する場合、次のページの工程は不要なので、『チャットボット設定を行う④』へ進みます。
次へ ＞【オプション機能】チャットボット設定を行う③（ステップの設定）
【オプション機能】チャットボット設定を行う②（チャットボット登録、面接設定・完了画面設定）
【オプション機能】チャットボット設定を行う③（ステップの設定）